プレスリリースの書き方・配信方法 完全ガイド

プレスリリースとは、企業が自分の会社の情報をマスコミに提供することを言います。

プレスリリースすることの狙いは自社の情報を記事として、新聞、雑誌、テレビなどに取り上げてもらい、読者に広く告知してもらうことです。

ではプレスリリースさえすればマスコミに取り上げてもらえるのか？と言えばそんなに世の中甘いものではありません。

実際にあなたの会社の情報が取り上げられるかどうかは、 マスコミの判断、つまり、あなたが送ったプレスリリースを読んだ記者の判断に掛かっています。

このサイトでは、どうすればプレスリリースした内容を取り上げてもらえるのかという点に注目して、プレスリリースの書き方、配信先、配信のタイミング、そして、どういう内容をプレスリリースすれば良いのかなどについて取り上げていきたいと思います。

広告とは、お金を払うことであなたの意図したとおりに掲載される告知方法です。

それに対して、プレスリリース記事（一般的にパブリシティーと言う） は無料で記事、特集として新聞、雑誌、テレビなどのマスコミに取り上げられることを言います。

新聞、雑誌に取り上げられるかどうかの判断はマスコミ（決裁権のある編集長など）が判断することになります。あなたが掲載してほしいと言ったところで、取り上げられるかどうかは決めることができないのです。

あなたが送ったプレスリリースは誰が受け取るのでしょうか？
この視点を持つことが、あなたの会社がマスコミに取り上げられるかどうかの分かれ道。
最も重要なポイントになりますので真剣に考えてください。

プレスリリースは誰が読むのか？
その人は、毎日何通くらいのプレスリリースを受け取っているのか？
忙しいその人は、送られてきたプレスリリースを全て読むのか？

この３点に注意しなければならないと頭に叩き込んでください。

新聞社、雑誌社、テレビ局には毎日毎日、何１００通というプレスリリースが届きます。
記者たちはこのプレスリリースの中から、「これは！」と思うものをピックアップして、連絡をとり、取材をします。

毎日届く、膨大なプレスリリースを全て読んでいるわけではないということ、
A4サイズ一枚のプレスリリースから、どれにしようかな・・・と選んでいるという事実をしってください。

だとすれば、あなたが送るプレスリリースはどこに注意して作成すれば良いのでしょうか？
何となくポイントが見えてきましたね。 

もし、あなたが忙しい毎日を送っていて、毎日何１００枚というプレスリリースが届いたとしたら？
あなたはそれを全部キッチリ読みますか？

一番最初に説明しましたが、
「マスコミに取り上げられるかどうかは担当者の判断である」　という事。

これが一番大切なポイントです。

プレスリリース文書（報道用資料）は原則的にA4用紙一枚に、一つのテーマだけを記載します。
レイアウトは以下の通り。

最も重要なポイントは、プレスリリース文書を受け取る人（＝記者）の立場になって書くということ。

何度も繰り返しになりますが、記者のもとには毎日何１００通というプレスリリース文書が届いています。
この中からあなたが送ったプレスリリース文書が記者の目に止まらなければ、ゴミ箱に直行です。

３秒で記者の目に止まり、あなたの会社を取材したい！
そう思わせることができなければ、残念ながらあなたのプレスリリース文書は紙クズ同然なのです。

これまでに何度もプレスリリースを送ったけれど、一度もマスコミに取り上げられなかったという人は、ほとんどの場合、記者の目に止まることなくゴミ箱へ直行したと考えてまず間違いありません。

マスコミに取り上げられやすいプレスリリース文書はどうやって書けば良いのか？

最も大切なポイントは、キャッチコピーです。
ここで記者の目を引きつけることができなればゴミ箱行きであることを再度認識してください。

ココに全神経を集中させて、「記者に読ませるにはどうすればよいか？」と考えてプレスリリース文書を作成するようにして下さい。

例えば、良くあるパターンなのですが、
「新商品発売！○○○○○」
というキャッチコピー・・・まず間違いなくゴミ箱行きです。

なぜか？
くどいようですが、毎日記者のもとには何１００通というプレスリリース記事が届いています。
そして、この中には、日本全国の企業から送られてくる新商品の発売を告知するものが山ほどあります。

そしてそのほとんどプレスリリースには「新商品発売！・・・」
記者はそのプレスリリース文書を読む気になると思いますか？？

私だったら読みません・・・。

もう少し身近なところで、新聞の折り込みチラシが毎日たくさん入っていますが、あなたはアレを全部読みますか？？
目に止まったものしか見ませんよね？　見なかったチラシは？？ゴミ箱直行ですよね。
これと全く同じ事が起こっているのです。

上手なプレスリリース文書（報道用資料）の書き方についてまとめます。

１．キャッチコピーで記者の目を引きつける
２．マスコミが報道する目的を理解した書き方をすること（自分本位にならないこと）
３．なぜその記事をマスコミが取り上げるべきなのか、その理由を説明しておく。
４．連絡先は担当者（あなたの会社の担当者）直通のものを書く
５．会社概要も明記する。

これらを意識するだけで記者からの反応は大きく異なります。
がんばってチャレンジして下さい。

プレスリリース文書を作ったら、配信しなければなりません。
でも、どこに配信すれば良いの？？というギモンが出てきます。

プレスリリースの配信先は、あなたが望む媒体に送るべきです。
地元の新聞各社、テレビ局、掲載してもらいたい雑誌の編集部などです。 

まったく関係ない媒体にプレスリリースしても意味がないというところに注意してください。

プレスリリース記事（パブリシティ記事）の場合、広告と違い、掲載するかどうかはマスコミが判断します。
逆に言うと、あなたには掲載するしないを決めることができないわけですから、掲載されるかどうかはわかりません。

しかし、数打ちゃ当たるというものではなく、あなたの告知したい内容とマスコミ媒体の内容がマッチしているかは重要なポイントなのです。

インターネットで検索してもらえれば分かるのですが、大手のプレスリリース会社などが一斉に300社配信とか何1000社配信といった有料サービスをやっています。
これは数打ちゃ当たるの理論なのですが、ターゲットがずれた相手に送っても絶対に掲載されません。

わかりやすく言いますと、新発売の化粧品・・・男性向けの雑誌に取り上げられることはます無いでしょう。

プレスリリース文書の配信先（連絡先）はどうやって探すのか？

プレスリリース文書はFAXで送るのが一般的です。
そのFAX送信番号は一般公開されているわけではありません。
あなたが掲載を望む新聞社、出版社、テレビ局に問い合わせて聞きだす必要があります。

FAX番号を聞き出すためには電話をする必要があるのですが、ここで重要なポイントがあります。
新聞社、出版社、テレビ局などのマスコミの内部の体制を理解しておかないと、せっかく送った文書が担当者に届かないという事です。

どういう事かというと、例えば雑誌の場合、1つの出版社は数多くの雑誌を発行しています。
発行雑誌によって担当者が違うのです（部署が違うといえばわかりやすいでしょうか）。

ですから、プレスリリース文書は担当部署にFAXする必要があるのです。
出版社の代表FAX番号にFAXしても担当者まで届かない可能性があると言うことです。

手順は簡単です。
まず、タウンページ（インターネットならiタウンページが便利です）で、目的の出版社の電話番号を調べて電話します。ほとんどの場合、その会社の代表電話番号が記載されているはずなので、

「プレスリリース文書（報道用資料）を、○○○という媒体の担当者の方に送りたいので担当部署のFAX番号を教えて欲しい」

と伝えてください。 繰り返しますが、間違っても代表のFAX番号に送るのは止めてください。
担当者まで届かず、ゴミ箱直行の可能性が高くなります。

テレビの場合は番組名、新聞の場合はコーナー名を聞き出さないと意味がありません。

せっかく、記者の目に止まるようなすばらしいプレスリリース文書を作成しても、記者までその文書が届いていなければ全く意味がないのです。